sábado, 14 de junio de 2014

Desactivar la obediencia para mejorar la comunicación interna

Si mejorar la comunicación interna fuese tan sencillo como editar una revista corporativa o aprender a utilizar mejor la intranet, mi contribución tendría poco sentido.

Mi actividad se desarrolla principalmente en empresas con estructura jerárquica y centralizada donde la figura del fundador brilla como un faro. Sus creencias sobre cómo son las personas y qué les hace trabajar mejor son incuestionables porque, de hecho, fueron las que le llevaron a crear con éxito el modelo de organización que hoy lidera.
En este contexto, sobreviven los directivos más adaptados, aquellos que saben replicar los comportamientos que dieron origen a la organización y trasladar fielmente, hacia abajo, los valores que el fundador recompensa, entre otros, la obediencia.

Con estas condiciones, cuando los esfuerzos de la empresa por conseguir lo que quiere apunta en dirección distinta a los deseos de las personas por contribuir a mejorar la tarea, se crea un ángulo variable llamado sufrimiento, de tantos grados como el malestar y la desmotivación que generan.

Pero claro, esto forma parte del pasado...¿no?. En la nueva economía de información en red estaremos altamente conectados y tomaremos decisiones usando información sacada de lugares diversos.

El poder y el control en las organizaciones estarán más repartidos de lo que podrían haber concebido nuestros antepasados industriales. En este nuevo mundo, cada vez más y más gente estará en el centro de sus propias organizaciones y será difícil dirigir sin contar con ellos.

Las buenas ideas no brotan de la sumisión ni se puede presionar para que aparezcan. Son necesarias nuevas competencias y actitudes que desactiven la obediencia y canalicen el indómito talento dormido en tantas personas. Una evolución que ha de ir en paralelo a los valores que impregnan la red: colaboración, apertura y transparencia. 

Esta es una oportunidad para aprender como aprovechar la inteligencia colectiva y hacer responsables a las personas de su futuro tratándolas como adultos conscientes, dueños de su destino. Por este motivo, como estoy diseñando mi próxima intervención con esa intención, se me ha ocurrido presentarte una propuesta de un día de duración para que la pongas en práctica:
  1. Presentación y creación del clima. Es una buena idea que el fundador (la propiedad) abra el evento comentando su interés porque se lleve a cabo la reunión y dando permiso para que se realice una discusión libre y se enfrenten los problemas. Dicho esto, se retira y desaparece de la escena. 
  2. Sesión introductoria. Un representante del equipo directivo, junto con el facilitador, aclaran el motivo del encuentro, el concepto de responsabilidad compartida, la visión de la organización y la oportunidad para influir en ella dentro de los límites que se presentan. Se recuerda la duración de la jornada y la urgencia que tiene hablar de lo importante.
  3. Creación de grupos de trabajo. Se construyen grupos heterogéneos pertenecientes a distintas áreas, con la condición de que no haya en ningún grupo de jefes o subordinados del mismo departamento juntos. Se elige un vocal.
  4. Asignación de la tarea. La consigna de trabajo podría ser la siguiente: 'Considera tu compromiso con esta organización. ¿Cuáles son los elementos motivadores, procedimientos, políticas o actitudes que harían la empresa más eficaz y mejorarían la vida en ella?' Cada grupo se reúne cómodamente y elabora su listado para presentarlo en una sesión general.
  5. Compartir información. Cada vocal junto a su grupo expone su trabajo y coloca su listado alrededor de la sala. Finalizadas las presentaciones se seleccionan las categorías más repetidas y se destacan las más importantes recurriendo a la mano alzada o algún sistema de puntuación. Se realiza un listado único y se preparan copias para repartirlas después de la comida. 
  6. Plan de acción departamental. Cada persona es asignada ahora a su unidad de trabajo o departamento funcional con el fin de analizar durante un tiempo limitado los temas que afectan a su área y decidir acerca de las prioridades y primeras acciones con las que el grupo está preparado para comprometerse. Terminado el tiempo previsto vuelven todos a la sala.
  7. Plan de acción organizacional. Cada departamento informa de su compromiso y planes al grupo general. Se establecen metas, se asignan fuerzas de trabajo y se elaboran cronogramas.
  8. Clausura. El equipo directivo agradece el esfuerzo realizado y la actitud de colaboración. Se realiza un ejercicio vivencial que actúe de ancla emocional y termina la jornada de trabajo.
  9. Seguimiento