miércoles, 28 de noviembre de 2012

Semillas para cultivar comunidades de práctica

Fotografía de Jordan Matter

Llevo algún tiempo interesado en la creación de entornos colaborativos para la gestión del conocimiento en las organizaciones. La idea es persuadir a mis clientes que es mejor tener entre sus empleados actores comprometidos con su trabajo que pasivos espectadores a la espera de resultados.

Una de mis propuestas es facilitar la aparición de Comunidades de Práctica (CoP), término acuñado por Etienne Wenger que explica y desarrolla muy bien en uno de sus libros.

El origen de las CoPs se encuentra en los esfuerzos de Xerox en los años 90 para reducir costes y acelerar la formación del personal de reparaciones de sus fotocopiadoras.

Inicialmente se pretendía desmenuzar los manuales de procedimientos y elaborar programas detallados para la formación a distancia, evitando los gastos de viaje y residencia. Sin embargo, John Seely Browm quiso estudiar previamente el trabajo de los reparadores a fondo. Para ello, contrató a un grupo de antropólogos que estuvieron durante un tiempo observando y analizando sus costumbres llegando a las siguientes conclusiones:

  • Durante las comidas o los descansos, se reunían y se contaban 'historias de reparaciones', las dificultades que habían encontrado y las soluciones que habían funcionado. 
  • Muchos tomaban notas y algunos compartían el teléfono de quienes habían demostrado conocer bien su trabajo para poder contactar con ellos en caso de necesidad. Es decir, preferían localizar a la persona que mejor resolvía ciertos problemas antes que tener que leerse una engorrosa ficha técnica.
  • Manejaban un modelo propio de 'como' reparar las máquinas, distinto al modelo oficial estandarizado que utilizaban los formadores.
La principal conclusión del estudio mostraba que los reparadores aprovechaban los encuentros informales para compartir sus inquietudes técnicas, haciendo circular el conocimiento necesario para mejorar su desempeño independientemente de las directrices de la compañía.

Un descubrimiento similar llevó a Harrison Owen a inventar la Open Space Technology aunque su puesta en escena está acotada en el tiempo (de uno a tres días de duración) y su filosofía tiene un sustrato más espiritual.

Las CoPs abarcan un abanico muy amplio de actividades que van desde conversaciones frente a la máquina del café, a grupos autoorganizados para solucionar problemas complejos. Sus miembros se conocen entre sí, dialogan cara a cara y se coordinan directamente. Todas ellas tienen en común el interés que comparten sus integrantes para solucionar lo que realmente es importante para ellos en su trabajo y que no siempre coincide con lo que piensa la dirección.

Son grupos informales que participan de una práctica común paralela a la jerarquía de la organización y como su origen es espontáneo su existencia no se pueden forzar, es decir, 'no se pueden crear sino cultivar'.

A continuación propongo algunas semillas que pueden hacerlas crecer:
  • Un cambio en el estilo de liderazgo. El líder debe dejar de controlar procesos y pasar a ser gestor de personas que poseen conocimiento, es decir, ha de ser capaz de crear lugares de trabajo integradores, sociales, donde pueda darse la colaboración.
  • Educar en la participación basada en la reciprocidad, de tal modo que exista un equilibro entre aquello que se da y lo que se recibe, principio inherente a los sistemas sanos. Este intercambio puede ser de expectativas, información o conocimiento y ha de estar conectado por un profundo sentimiento de justicia.
  • Alentar a las personas para que desempeñen aquellas tareas que les son intrínsecamente gratificantes, donde prime el deseo de aprender, permitiéndoles la libertad de elegir el lugar donde su contribución aporte más valor a la organización.
Las CoPs son importantes para la creación e intercambio de conocimientos, el aprendizaje y la innovación dentro de las organizaciones porque el futuro de una empresa no está escrito en los manuales de organización, sino en la mente de las personas y su voluntad para comprometerse en la solución de sus problemas.